PST
Programme Stratégique Transversal (PST)
Volet Interne
O.S.1 Être un CPAS qui renforce sa politique de gestion des ressources humaines
O.O.1 Améliorer la communication interne avec le personnel
Action 1 Collaborer efficacement avec le service communication pour informer le personnel sur les changements liés à la législation, à la paie (pécules de vacances, PFA, indexations, recrutements...)
Action 2 Assurer une communication régulière concernant les événements internes (naissances, décès, engagements...) via le service communication
Action 3 Etablir une liste des informations à diffuser au personnel
O.O.2 Créer un dossier d'accueil pour les nouveaux employés
Action 1 Consulter la conseillère en prévention pour déterminer les thèmes généraux à inclure dans le dossier d'accueil
Action 2 Identifier les éléments clés en ressources humaines
Action 3 Résumer ces éléments RH pour en faciliter la compréhension dans le cadre quotidien du CPAS
Action 4 Organiser une réunion avec la direction pour valider, ajouter ou modifier les points, puis finaliser le dossier d'accueil
O.O.3 Anticiper le départ des chefs de service de manière proactive
Action 1 Évaluer l’organisation du service et son évolution future
Action 2 Planifier une réunion d’équipe pour informer et préparer le personnel au départ imminent du chef de service
Action 3 Lancer une campagne de recrutement pour le poste de chef de service
Action 4 Organiser les étapes du processus de recrutement (épreuves, entretiens, etc.)
Action 5 Présenter le nouveau chef de service à l'équipe
Action 6 Organiser un événement de départ (ex. : "pot de départ") et offrir un cadeau au chef de service partant à la retraite
O.O.4 Mettre en œuvre la réforme de la fonction publique
Action 1 Organiser des réunions entre les équipes RH de la commune et du CPAS afin de réexaminer les statuts en vigueur
Action 2 Identifier les divergences entre les deux institutions et y apporter les ajustements nécessaires
Action 3 Réviser les statuts avec l’aide d’un avocat, en les rendant plus simples et clairs pour éviter toute ambiguïté dans leur interprétation
Action 4 Organiser une réunion avec les responsables RH et les directeurs généraux des deux institutions pour présenter les statuts révisés et harmonisés
Action 5 Soumettre les nouveaux statuts aux instances compétentes pour approbation
O.O.5 Moderniser les procédures de recrutement
Action 1 Prendre connaissance des récentes modifications apportées à la procédure de recrutement, selon la circulaire en vigueur
Action 2 Moderniser et simplifier les moyens de diffusion des offres d'emploi
Action 3 Collaborer avec les équipes RH de la commune pour envisager la possibilité de recrutements communs
Action 4 Identifier les besoins en recrutement des différents services et regrouper les profils similaires pour optimiser le processus (par exemple, pour les assistants sociaux)
O.O.6 Harmoniser la communication RH entre les différents services
Action 1 Identifier les fonctions RH qui peuvent être centralisées et partagées entre les services
Action 2 Consulter les responsables de chaque service pour valider cette approche
Action 3 Mettre en place les actions nécessaires et informer le personnel des changements via les canaux de communication disponibles
Action 4 Adopter une posture RH commune en phase avec les valeurs du CPAS, telles que la bienveillance
O.O.7 Améliorer le gestion du personnel lors de la fermeture d’un service
Action 1 Communiquer avec les agents concernés, en leur apportant un soutien constant et une écoute attentive
Action 2 Recenser les besoins en personnel des différents services
Action 3 Explorer la possibilité de réaffecter les agents en interne dans d’autres services
Action 4 Vérifier les possibilités de mobilité au sein de l'administration communale pour les agents permanents
O.O.8 Mettre en place une réflexion sur le processus de réintégration après une longue maladie
Action 1 Se tenir informé des nouvelles mesures gouvernementales relatives à la réintégration après une longue absence pour maladie
Action 2 Réunir les équipes RH, la conseillère en prévention et le médecin du travail pour coordonner les actions et clarifier les rôles et le processus à suivre pour la réintégration
Action 3 Informer le personnel des nouvelles procédures et de la marche à suivre pour une réintégration réussie
O.O.9 Organiser une journée team-building pour l'ensemble des services du CPAS
Action 1 Annoncer le projet aux membres du personnel, les motiver et expliquer les objectifs de la journée (renforcer les liens, diminuer les tensions, favoriser la connaissance mutuelle)
Action 2 Impliquer le personnel dans le choix des activités proposées et recueillir d'autres suggestions d’activités
Action 3 Inviter les membres du personnel à rejoindre un groupe pilote pour préparer cette journée de team-building
Action 4 Organiser des réunions de préparation pour la logistique et l’organisation de l’événement
Action 5 Assigner les différentes tâches nécessaires à la préparation et à la bonne réalisation de cette journée
O.S.2 Être un CPAS qui offre un service comptabilité performant.
O.O.1 Dématérialiser la comptabilité et intégrer la plateforme Mercurius
Action 1 Budgétiser, installer et tester les outils Civadis
Action 2 Organiser des réunions avec la commune
Action 3 Informer les fournisseurs sur le logiciel Mercurius
Action 4 Accompagner les petits fournisseurs
Action 5 Ouvrir l'accès au cloud pour les entités externes (crèche, MENA)
Action 6 Former les utilisateurs internes
O.O.2 Optimiser l'utilisation des outils numériques (Teams, Onenote, …)
Action 1 Se former en continu sur les outils numériques
Action 2 Identifier les usages pertinents pour les intégrer efficacement dans le quotidien du service
O.O.3 Fluidifier la circulation de l'information en interne
Action 1 Créer des groupes Teams dédiés (général et spécialisés)
Action 2 Encourager leur utilisation pour le partage d’informations
O.O.4 Améliorer la communication avec les autres services
Action 1 Collaborer avec le service communication pour diffuser les informations clés (budget, marchés publics…)
Action 2 Dresser une liste des informations à partager
O.O.5 Mettre en place un service de recouvrement structuré
Action 1 Objectiver la quantité de dettes
Action 2 Créer un outil de suivi (Excel)
Action 3 Soumettre cet outil à la directrice financière et aux AS
Action 4 Se renseigner sur les procédures officielles de suivi de dettes et faire un document sur les procédures à suivre pour les différents remboursements
Action 5 Créer un dossier service recouvrement sur le cloud (Guy)
Action 6 Avoir un backup pour le service recouvrement
O.O.6 Assurer l'efficacité du service des marchés publics
Action 1 Elaborer un fichier regroupant l'ensemble des marchés publics en cours, accessible à tous les services
Action 2 Acquérir une maîtrise des outils (e-Procurement, 3P)
Action 3 Rédiger un document type destiné à informer nos futurs fournisseurs de l'ouverture d'un marché, incluant la procédure à suivre et les coordonnées du service d'assistance (helpdesk) pour l'inscription sur la plateforme des marchés publics
Action 4 Organiser des réunions avec la commune afin d'explorer les opportunités de marchés publics à réaliser en collaboration
Action 5 Collaborer étroitement avec la commune sur tous les marchés publics réalisés en commun
O.O.7 Assurer la continuité du service par la mise en place de backup ou de modes d'emplois
Action 1 Lister les différentes tâches du service
Action 2 Vérifier si il existe un backup ou un mode d'emploi pour les différentes tâches listés
Action 3 Former les backups manquant
Action 4 Rédiger les modes d'emplois manquant
O.S.3 Être un CPAS qui s'engage activement dans la prévention en matière de sécurité pour ses agents, tout en veillant à leur bien-être.
O.O.1 Garantir la sécurité incendie au sein de tous les services du CPAS
Action 1 Élaborer le plan interne d'urgence
Action 2 Rédiger les procédures d'évacuations
Action 3 Organiser des exercices d'évacuation au CPAS
Action 4 Organiser des exercices d'évacuation au centre MENA
Action 5 Organiser des exercices d'évacuation à la crèche
Action 6 Mettre le bâtiment du CPAS en conformité avec les normes incendie, sur base de l’analyse des risques
Action 7 Mettre le bâtiment du MENA en conformité avec les normes incendie, sur base de l’analyse des risques
Action 8 Mettre le bâtiment de la crèche en conformité avec les normes incendie, sur base de l’analyse des risques
O.O.2 Réaliser une analyse des risques liés aux différents postes de travail
Action 1 Evaluer les risques pour les agents techniques
Action 2 Evaluer les risques pour les techniciens de surface
Action 3 Evaluer les risques pour le personnel du CPAS
Action 4 Evaluer les risques pour le personnel du centre MENA
Action 5 Evaluer les risques pour le personnel du le crèche
O.O.3 Prévenir et gérer les situations dangereuses
Action 1 Mettre en place un système de signalement des situations à risque
Action 2 Assurer le suivi des situations signalées
Action 3 Organiser des formations sur les dangers au travail
O.O.4 Suivre et analyser les accidents de travail
Action 1 Analyser les circonstances des accidents de travail
Action 2 Assurer la déclaration et le suivi administratif des accidents
O.O.5 Poursuivre l'application de la procédure des trois feux verts
Action 1 Maintenir et faire évoluer l’usage de cette procédure
O.O.6 Assurer la surveillance de la santé des travailleurs
Action 1 Mettre en place un suivi régulier de la santé des employés
O.O.7 Réfléchir à la réintégrations des agents en maladie de longue durée
Action 1 Etudier des solutions adaptées pour la réintégration, en tenant compte des contraintes médicales de chaque agent
O.O.8 Former les agents aux premiers secours
Action 1 Programmer des sessions de recyclage pour les agents formés au secourisme
Action 2 Etablir une procédure pour les premiers soins
Action 3 Former les agents à l’utilisation des défibrillateurs automatisés externes (DEA)
O.O.9 Analyser les risques liés à la charge psychosociale
Action 1 Mettre en œuvre les solutions proposé suite à l'analyse des risques psychosociaux
O.O.10 Former le personnel à la gestion de l’agressivité verbale et physique
Action 1 Organiser des formations pour apprendre à gérer l’agressivité
O.O.11 Améliorer l’ergonomie du travail sur écran
Action 1 Analyser les postes de travail administratif
Action 2 Distribuer des guides sur la bonne posture à adopter devant un écran
O.O.12 Optimiser l’ergonomie pour la manutention de charges
Action 1 Former les puéricultrices à la manutention de charge
Action 2 Former les agents technique à la manutention de charge
O.O.13 Organiser des visites des locaux par la médecine du travail
Action 1 Planifier la visite des locaux du CPAS
Action 2 Planifier la visite des locaux du Centre MENA
Action 3 Planifier la visite des locaux de la Crèche
O.O.14 Prendre en compte les risques chimiques et biologiques
Action 1 Analyser les risques liés au stockage des produits chimiques au CPAS
Action 2 Analyser les risques liés au stockage des produits chimiques au Centre MENA
Action 3 Analyser les risques liés au stockage des produits chimiques à la crèche
O.O.15 Faire l'inventaire amiante
Action 1 Effectuer un contrôle visuel annuel pour repérer la présence d’amiante
O.O.16 Analyser l'environnement de travail
Action 1 Suivre l’audit sur l’amélioration du chauffage et de la ventilation
Action 2 Analyser la qualité de l’air intérieur
O.O.17 Mettre en place une farde d'accueil à destination des agents
Action 1 Rédiger la partie administrative
Action 2 Rédiger la partie législative
Action 3 Rédiger la partie procédure
Action 4 Rédiger la partie prévention
O.S.4 Être un CPAS qui met en place des lignes managériales communes au sein du CPAS.
O.O.1 S'inspirer des recommandations du rapport d'analyse sur les risques psychosociaux
Action 1 Sélectionner les recommandations transversales pertinentes lors d’un Comité de Direction (CODIR)
O.O.2 Définir une culture interne de management
Action 1 Opter pour un modèle de management participatif
Action 2 Rédige un guide de bonnes pratiques managériales
OO3 Créer un outil d’évaluation sur mesure : le bilan de progression
Action 1 Analyser et comparer des modèles d’évaluation existants
Action 2 Concevoir un bilan de progression adapté à la culture du CPAS
Action 3 Suivre une formation sur les méthodes d’évaluation
Action 4 Planifier la mise en œuvre de l’outil dès 2025
O.O.4 Redéfinir les valeurs fondamentales du management
Action 1 (A définir) Elaborer, avec les équipes, un référentiel de valeurs managériales à incarner au quotidien
O.S.5 Être un CPAS qui modernise ses infrastructures numériques
O.O.1 Assurer un accès performant, sécurisé et équitable aux outils numériques dans les bâtiments du CPAS
Action 1 Déployer un réseau Wi-Fi performant, sécurisé dans la crèche
Action 2 Evaluer et améliorer l'infrastructure réseau dans les autres bâtiments du CPAS
Action 3 Mettre en conformité les installations avec les normes de sécurités (RGPD, sécurité réseau)
O.S.6 Être un CPAS qui fournit un service technique efficace et de haute qualité
O.O.1 Entretenir et améliorer le bâtiment de la crèche
Action 1 Rénover et sécuriser la terrasse de la section des "Hirondelles" et rafraîchissement de la cave de stockage
Action 2 Rénover le sol de la terrasse de la section des "Coccinelles" et pose d'une protection solaire
Action 3 Insonoriser les chambres de la sections des "Ecureuils"
Action 4 Poser des protections solaire sur les fenêtres de la section des "Hirondelles"
Action 5 Poser des panneaux absorbeurs de bruit dans toutes les sections
Action 6 Rénover complètement le système d'éclairage avec pose d'un onduleur central pour combler les variations
Action 7 Réviser l'installation électrique suivant le rapport
Action 8 Remplacer les WC dans la section des "Hirondelles"
Action 9 Rénover le grenier et son accès suivant les normes de sécurisation
Action 10 Aménager les plans changes des "Ecureuils"
O.O.2 Entretenir et améliorer le bâtiment du MENA
Action 1 Prolonger le tarmac pour l'accès arrière
Action 2 Poser des filets de protection pour la toiture et les panneaux solaires
Action 3 Sécuriser les escaliers de secours
Action 4 Réviser l'installation électrique suivant le rapport
O.O.3 Entretenir et améliorer le bâtiment du logement communautaire
Action 1 Mettre en conformité l'escalier principal
Action 2 Remplacer les bacs corniches pour la sécurité des usagers du chemin de fer
Action 3 Réviser l'installation électrique suivant le rapport
O.O.4 Entretenir et améliorer le bâtiment du administratif du CPAS
Action 1 Créer une salle d'attente pour les bénéficiaires du SSG
Action 2 Poser des protections solaire sur l'ensemble des fenêtres côté pignon
Action 3 Créer et poser un nouveau système de chauffage
Action 4 Remplacer et adapter un nouveau système d'éclairage
Action 5 Installer des bras de maintien pour les portes coupe-feu avec déclencheur en cas d'alerte
Action 6 Demander la réservation de place pour la flotte de véhicule du CPAS
Volet de l’Action social
O.S.1 Être un CPAS dont l'équipe s'adapte aux évolutions des nouvelles réalités sociales
O.O.1 Améliorer la gestion administrative
Action 1 Travailler à l'archivage en collaboration avec l'équipe administrative
Action 2 Consolider le backup administratif pour les formulaires de récupération SPP
Action 3 Actualiser et uniformiser les documents types utilisés par l'équipe
Action 4 Actualiser régulièrement le canevas des procédés internes
Action 5 Créer des outils informatiques de gestion afin d'assurer un meilleur suivi des dossiers (listing, tableau, …)
O.O.2 Poursuivre l'utilisation du DPA (Développement du Pouvoir d'Agir) comme philosophie de travail
Action 1 Transmettre en interne l'expérience acquise par les anciens vers les collègues nouvellement arrivés
Action 2 Développer des outils spécifiques dans le cadre du PIIS
O.O.3 Continuer à mettre en place des outils de gestion de la charge émotionnelle
Action 1 Mettre en place un soutien individuel et/ou collectif pour l'équipe par des services extérieurs
Action 2 Poursuivre le développement de moyens de soutien en interne via les supervisions ou réunions
O.O.4 Améliorer l'organisation du travail de l'équipe
Action 1 Travailler à la construction d'un collaboration efficiente avec les bénévoles des différents projets
Action 2 Créer des groupes de travail spécifiques en fonction des différentes problématiques sociales afin d'anticiper les actions à mener (prévention)
Action 3 Développer le réseau de collaboration sur le territoire d'Assesse et en dehors
Action 4 Continuer à participer aux commissions, plateformes , ...
Action 5 Mettre en place des backups pour chaque spécificité
O.O.5 Assurer une formation continuée sur tous les sujets pertinents en lien avec les différentes tâches
Action 1 Maintenir les supervisions d'équipe minimum quatre fois par an
Action 2 Poursuivre les plans de formation individuel
O.S.2 Être un CPAS qui met en place de nouveaux pôles de spécificités
O.O.1 Développer un soutien à la pauvreté infantile
Action 1 Rechercher des appels à projet pour financer de nouvelles actions
Action 2 Etablir un programme annuel en fonction des besoins observés et des 17 items de déprivation
Action 3 Réfléchir en groupe de travail autour de la prévention de la mise en réseau et de la détermination des actions à mener
Action 4 Prévoir des formations spécifiques pour le travailleur social en charge de cette spécificité
Action 5 Mettre en place un outil de gestion des informations relatives aux familles
Action 6 Poursuivre la prévention en milieu familial et scolaire
O.O.2 Développer un soutien au logement
Action 1 Mettre en place des synergies avec la commune
Action 2 Collaborer avec la supracommunal "Parc naturel cœur de Condroz" sur les sujets relatifs au logement
Action 3 Réfléchir en groupe de travail dans une perspective de prévention, de mise en réseau et déterminer les actions à mener
Action 4 Prévoir des formations spécifiques pour le travailleur en charge de cette spécificité
Action 5 Mener des actions de sensibilisation par rapport aux droits et devoirs face au logement
O.O.3 Développer un soutien à la monoparentalité
Action 1 Mettre en place un accompagnement social individuel spécifique inspiré du projet Miriam du SPP intégration social
Action 2 Maintenir les rencontres collectives avec soutien d'un psychologue huit fois par an
Action 3 Mener une action de sensibilisation de l'équipe à la problématique de la monoparentalité et mettre en place des outils spécifiques
Action 4 Prévoir des formations spécifiques du travailleur social en charge de la spécificité
Action 5 Développer le réseau de collaboration
O.S.3 Être un CPAS qui consolide les spécificités de travail existantes
O.O.1 Poursuivre le développement du relais aîné
Action 1 Réfléchir en groupe de travail autour de la prévention, de la mise en réseau et de la coordination éduc-AS
Action 2 Réviser les collaborations des services d'aide à domicile
Action 3 Mettre en place des backups et des listings actualisés
Action 4 Organiser des rencontres avec des partenaires potentiels de collaboration dans le réseau
Action 5 Mener des sensibilisations de l'équipe au vieillissement
Action 6 Consolider le service face au départ de deux agents à la pension en fonction des besoins objectivés
Action 7 Prévoir des formations spécifiques pour les agents concernés
Action 8 Maintenir la MAC et les activités connexes
Action 9 Sensibiliser le public assessois au vieillissement via l'organisation d'une journée aînés
O.O.2 Poursuivre le développement de l'aide alimentaire
Action 1 Elargir le réseau d'approvisionnement entre autre avec des partenaires locaux
Action 2 Rechercher de nouveaux appels à projet et des nouvelles sources de dons
Action 3 Rencontrer la supracommunal "Parc naturel cœur de Condroz" dans sa fiche alimentation pour envisager une collaboration
Action 4 Prévoir un backup sur plusieurs agents au niveau de la distribution alimentaire et des projets annexes
Action 5 Organiser un audit des besoins alimentaires des bénéficiaires de la distribution afin d'orienter le choix des produits
Action 6 Maintenir la présence de l'agent en commission alimentaire (Fédération des CPAS) ainsi que les autres collaborations (Province, Banque alimentaire, …)
Action 7 Prévoir des formations continues pour les agents concernés
Action 8 Maintenir les synergies communales
Action 9 Encourager la collaboration avec les bénévoles
O.O.3 Poursuivre les accompagnement VIF (Violence Intra Familiale)
Action 1 Développer le travail en réseau entre autre par la participation aux plateformes
Action 2 Mener une sensibilisation de l'équipe à la détection précoce
Action 3 Mener des actions de sensibilisation pour le public assessois
Action 4 Prévoir des formations continues pour le travailleur social concerné
O.O.4 Assurer un relais de la spécificité handicap
Action 1 Travailler au backup dans la perspective du départ à la pension de l'agent
O.O.5 Assurer un relais de la spécificité énergie
Action 1 Mettre en place un back up afin de permettre la reprise de la facette énergie par le travailleur social du logement au départ à la pension de l'agent énergie
Action 2 Prévoir des formations spécifiques pour l'agent qui reprendra la facette énergie
Action 3 Mettre en place des outils supports à la passation
Action 4 Maintenir la présence en commission énergie (Fédération des CPAS)
Action 5 Mettre en place un retour régulier à l'équipe par rapport aux nouvelles réalités énergétiques
O.O.6 Poursuivre le développement des collaborations en santé mentale
Action 1 Développer le réseau psychologue-médecin généraliste-travailleur sociaux dans une perspective de coordination des trajets de soins via des rencontres accrédités INAMI et des comités de pilotage PSYNAM
Action 2 Réfléchir en groupe de travail aux différentes problématiques soulevées par la santé mentale afin de mener des actions pertinentes
Action 3 Prévoir des formations spécifiques pour le travailleur social en charge de cette spécificité
Action 4 Prévoir des formations ou supervisions d'équipe via des intervenants extérieurs sur les différentes problématiques de santé mentale
O.O.7 Consolider les accompagnements en insertion socio-professionnelle
Action 1 Réfléchir en groupe de travail afin de bien coordonner les deux phases de l'insertion
Action 2 Mettre en œuvre la réforme Art.60-61
Action 3 Mise en place d'un binôme de coaching à l'emploi
Action 4 Collaborer activement avec la Mirena Ciney-Dinant dans le cadre des coachings
Action 5 Collaborer avec la supracommunale "Parc naturel cœur de Condroz" dans le cadre de la fiche ISP
Volet de l’accueil des demandeurs de protection international (DPI)
O.S.1 Être un CPAS qui pérennise son projet d’accueil des DPI.
O.O.1 Assurer l'équilibre budgétaire.
Action 1 Piloter l'équilibre budgétaire annuel
Action 2 Pérenniser la subvention facultative de l'Aide à la Jeunesse
Action 3 Rechercher des partenaires privés pour subsidier des projets spécifiques
O.O.2 Consolider l'accueil sensible aux traumas
Action 1 Evaluer l'organisation générale par rapport à ces pratiques sensibles aux traumas et développer un plan d'actions pour l'améliorer
Action 2 Former le personnel du MENA aux pratiques sensibles aux traumas
O.S.2 Être un CPAS qui s'adapte à l’évolution du contexte d’accueil.
O.O.1 Développer une stratégie d'accueil des 12-15 ans
Action 1 Organiser une Gt pour garantir les normes d'accueil et de qualité relatives à ce public
Action 2 Proposer à Fedasil de réserver de manière pérenne des places d'accueil à un public 12-15 ans
O.O.2 Développer et consolider les pratiques inclusives et intégratives dans l'accompagnement vers l'autonomie.
Action 1 Organiser des AOC avec les jeunes à partir de 16 ans
Action 2 Créer des outils didactiques d'apprentissage du français et d'apprentissage de l'autonomie
O.O.3 Développer une politique d'ouverture vers l'extérieur
Action 1 Renforcer des partenariats externes afin d'accroitre la visibilité du centre et en faire profiter les MENA
Action 2 Organiser une fête des voisins au centre MENA
Action 3 Développer une convention de collaboration spécifique aux tuteurs
O.O.4 Être un centre MENA sensible aux défis environnementaux
Action 1 Développer une réflexion en profondeur sur les différentes solutions de chauffage qui s'offrent à nous
Action 2 Sensibiliser les jeunes au tri des déchets et au gaspillage
O.O.5 Poursuivre le développement de la prévention et de l'intervention psycho-socio-médicale par des pratiques alternatives
Action 1 réorganiser et développer la salle de fitness
Action 2 Favoriser la découverte de nouvelles pratiques thérapeutiques par la formation des agents
Action 3 Favoriser la mise en place d'ateliers de soutien au sein du centre par le personnel formé en techniques alternatives ou en collaboration avec des personnes extérieures
O.S.3 Etre un CPAS qui veille au bien-être psycho-social des équipes de premières lignes qui accompagnent les DPI
O.O.1 Maintenir la formation et la supervision des équipes
Action 1 Pérenniser la supervision trimestrielle des équipes
Action 2 Mettre en œuvre un plan annuel de formations collectives et individuelles
Action 3 Organiser une formation de prévention dans l'utilisation de charges lourdes
O.O.2 Prendre soin des espaces de travail
Action 1 Créer un local bien-être au sein du centre MENA
Action 2 Organiser le bureau éducateur pour qu'il soit plus accueillant et apaisant
Action 3 Réorganiser la chambre des éducateurs de nuit
Action 4 Modifier les néons dans les bureaux pour que la lumière soit plus chaude et douce
O.O.3 Réorganiser le management des équipes
Action 1 Revoir les profils de fonction de chaque personne par rapport à l'organisation actuelle du MENA en prenant en considération les intérêts et priorités de chacun
Action 2 Mettre en place des entretiens de fonctionnement annuellement
O.S.4 Être un CPAS qui veille à l'entretien des logements mis à disposition des DPI
O.O.1 Piloter la mise aux normes en matière de sécurité
Action 1 Mettre à jour le PIU pour le 31/12 des années impaires
Action 2 Organiser un exercice d'évacuation par an au MENA
Action 3 Sécuriser l'escalier de l'annexe MEN'ADAPT
Action 4 Maintenir deux secouristes dans l'équipe du MENA
Action 5 Maintenir deux EPI dans l'équipe du MENA
Action 6 Changer les radiateurs dans les douches côté annexe
Action 7 Revoir l'éclairage sur le parking le soir
Action 8 Revoir les pictogrammes et les plans d'évacuation
Volet de l’accueil de la petite enfance
Volet externe : Axe de l'accueil de la petite enfance
O.S.1 Être un CPAS qui est attentifs au bien-être des familles et du personnel.
O.O.1 Tendre vers plus d'ergonomie au travail, au bénéfice des professionnels du milieu d'accueil
Action 1 Budgétiser l'analyse ergonomique
Action 2 Prévoir une analyse professionnelle externe des conditions ergonomiques pour toutes les fonctions du milieu d'accueil en identifiant les améliorations globales et individuelles possibles en terme de matériel et de posture
Action 3 Se renseigner sur les formations théoriques et pratiques existantes (bonne manipulation des enfants, manipulation du matériel, renforcement musculaire, position ergonomique)
Action 4 Budgétiser, définir les priorités et planifier les formations choisies
Action 5 Se renseigner sur le matériel existant pour répondre aux besoins collectifs (accessible pour tous) et individuels (transportable, adapté aux besoins et à la morphologie) selon les améliorations possibles identifiées par l'analyse
Action 6 Budgétiser, définir les priorités et planifier l'achat du matériel sélectionné
Action 7 Planifier et organiser avec le service technique les modifications nécessaires à l'amélioration ergonomique du milieu d'accueil.
O.O.2 Tendre vers une alimentions durable (soit une alimentation viable sur le plan économique et social, qui préserve l'environnement, la santé et la diversité culturelle)
Action 1 Réfléchir et s'informer (échange avec des crèches utilisatrices, ...) pour une adaptation de notre matériel de cuisine et de notre vaisselle afin que leur utilisation soit sans danger, respectueuse de la santé de l'enfant et du bien-être de la cuisinière (ergonomie) ainsi que de l'environnement
Action 2 Budgétiser et procéder aux achats
Action 3 Décider du type d'alimentation à favoriser (Local, bio, surgelé, ...)
Action 4 S'informer et rencontrer les différents fournisseurs (Types de produits, prix, livraisons, fréquence de livraisons, ...)
Action 5 Réaliser avec l'aide du service un marché public et budgétiser ces dépenses
Action 6 Penser aux adaptations du matériel nécessaire au conditionnement des aliments frais (frigo/chambre froide, matériel de cuisine, ...)
Action 7 Budgétiser ces dépenses matérielles
Action 8 Considérer les adaptations organisationnelles (adaptation du temps de travail, des horaires, ...) induites par les courses, les commandes, la réception, le rangement et le type de conditionnement des aliments (frais, surgelé, ...)
Action 9 Budgétiser ces adaptations et mettre en oeuvre en priorisant les coûts et les besoins
O.O.3 Tendre dans la mesure du possible vers un ajustement du nombre de places d'accueil aux besoins de la population Assessoise.
Action 1 : Etudier le rapport entre le nombre de naissances et le nombre de places d'accueil possibles dans notre entité.
Action 2 : Analyser le rapport entre ces places disponibles et l'origine des familles usagères de ces milieux d'accueil (soutenir si possible communément, une politique d'inscription favorable aux familles assessoises).
Action 3 : Mettre en action un groupe de réflexion sur l'opportunité de créer de nouvelles places d'accueil (si la demande reste ou devient supérieure à l'offre) (favoriser les synergies possibles entre milieux d'accueil déjà existants).
Volet transversal
O.S.1 Être un CPAS qui est innovant dans sa communication
O.O.1 Améliorer la communication du CPAS interne et externe
Action 1 Créer un intranet en utilisant l'outil TEAMS
Action 2 Développer Teams, création de groupe pour partager des informations professionnelles
Action 3 Création d'un canal de communication spécifique dans l'intranet en matière RH et bien-être au travail
Action 4 Motiver le personnel à l'utilisation systématique de Teams pour les échanges d'informations au détriment des mails
Action 5 Créer une page facebook CPAS
Action 6 Evaluation des nouveaux outils de communication
O.O.2 Avoir une communication générale efficiente à la crèche d'une part au sein de l'équipe d'autre part avec les familles
Action 1 Définir les besoins et les informations à transmettre (à l'équipe, aux parents)
Action 2 Définir le ou les moyens de communication adapté selon les infos à communiquer
Action 3 Budgétiser le matériels, logiciels, éventuellement ttravaux nécessairesà une communication efficiente
Action 4 Mettre en action ces moyens de communication choisis pour transmettre les informations (horaires, congés, infos divers, rapports de réunion, ...)
Action 5 Prévoir et budgétiser d'éventuelles formations indispensables à l'utilisation du matériels
Action 6 Acquérir une discipline de communication interne ou externe, verbale ou écrite qui soit adapté à la situation, claire et cohérente (Réunions, projet pédagogique, informations médicales, évènement, projets, ...)
O.O.3 Avoir une communication efficiente en RH et comptabilité d'une part au sein de l'équipe et d'autre part avec le personnel
Action 1 Créer un groupe teams pour communiquer les informations interne au service
Action 2 Définir les informations à transmettre et quand les transmettre
Action 3 Choisir un canal approprier pour transmettre au service communication les informations à partager au personnel
O.S.2 Être un CPAS qui optimise et renforce l'utilisation des outils informatiques ainsi que la sécurité informatique
O.O.1 Garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données traitées par le CPAS
Action 1 Former et sensibiliser les membres du personnel à la cybersécurité
Action 2 Renforcer les mesures des sécurité techniques (pare-feu, mises à jour, MFA, DNS, tenant Office 365, …)
O.O.2 Accélérer la dématérialisation des processus administratifs
Action 1 Numériser les procédures internes (gestion des dossiers, gestion des flux de dépenses, signature électronique, archivage)
Action 2 Former le personnel aux nouveaux outils numériques
O.O.3 Être un CPAS qui améliore la collaboration et la communication interne grâce aux outils numériques
Action 1 Optimiser l'utilisation des outils Microsoft 365 (Teams, Onedrive, Outlook, SharePoint, …)
Action 2 Créer des espaces collaboratifs par service ou par projet
Action 3 Former les agents à l'usage efficace de ces outils
Action 4 Etablir des bonnes pratiques de communication numérique au sein des équipes
O.O.4 Être un CPAS qui expérimente et intègre l'intelligence artificielle pour alléger la charge de travail administrative
Action 1 Identifier les tâches récurrentes pouvant être partiellement automatisées
Action 2 Elaboration d'une charte à l'utilisation de l'IA
Action 3 Tester des outils d'IA existants (Rédaction assisté, analyse de documents, résumés automatiques, génération de modèles de courriers)
Action 4 Former une cellule test (petit groupe pilote) pour expérimenter des cas d'usage concrets
Action 5 Former les agents dans l'adoption progressive des outils IA
O.S.3 Être un CPAS qui mutualise ses compétences en interne
O.O.1 Promouvoir une approche d'accueil sensible aux traumas
Action 1 Sensibiliser le personnel et les mandataires qui ont des fonctions liées au MENA mais qui ne travaillent pas directement avec eux
O.O.2 Former le personnel au DPA
Action 1 Organiser une formation interservices sur le DPA par un intervenant extérieur
O.S.4 Être un CPAS attentif à la charge émotionnelle du personnel
O.O.1 Identifier les difficultés et les besoins du personnel
Action 1 Organiser des rencontres avec les équipes de chaque service. (le world café)
O.O.2 Évaluer la pertinence et la faisabilité de propositions issues du terrain
Action 1 Analyser la pertinence les idées proposées et la possibilité de leur implémentation
O.O.3 Définir des pistes concrètes de soutien émotionnel
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